Koszty w firmie – co możesz wrzucić w koszty, a czego absolutnie unikać – Przewodnik dla przedsiębiorców B2B 2025

Inteligentne zarządzanie kosztami to nie tylko oszczędności. To legalna i najskuteczniejsza forma optymalizacji podatkowej dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Zamiast szukać skomplikowanych, ryzykownych rozwiązań, warto zacząć od pełnego i świadomego wykorzystania potencjału, jaki dają koszty uzyskania przychodu.

Niestety, wielu przedsiębiorców B2B traci realne pieniądze z dwóch głównych powodów: albo nie mają pełnej wiedzy o tym, co mogą zaliczyć w koszty, albo robią to błędnie, narażając się na kosztowne spory z urzędem skarbowym i dotkliwe konsekwencje finansowe.

Koszty B2B, Fundamenty – Złota Zasada i Niezbędne Formalności

Zrozumienie podstawowych zasad kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodu jest kluczem do bezpiecznego i efektywnego obniżania podstawy opodatkowania.

Czym jest „koszt uzyskania przychodu”?

Definicja ustawowa jest prosta: kosztem jest każdy racjonalny i uzasadniony ekonomicznie wydatek, który ma jakikolwiek związek z prowadzoną działalnością i jej potencjałem do generowania zysku. Co kluczowe, definicja ta zawiera jedno fundamentalne wyłączenie: „…z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23” (tzw. „czarna lista”).

Związek przyczynowo-skutkowy: Klucz do myślenia o kosztach

Najważniejszym kryterium jest istnienie związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem a potencjalnym przychodem. Obowiązek udowodnienia tego związku spoczywa w całości na przedsiębiorcy.

Związek nie musi być bezpośredni. Może być pośredni, związany z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa (np. usługi księgowe, wynajem biura).
Liczy się cel, a nie skutek. Wystarczy, że wydatek został poniesiony z „uzasadnionym oczekiwaniem” osiągnięcia przychodu w przyszłości.

Pięć warunków, które musi spełnić każdy koszt

Aby wydatek mógł zostać bezpiecznie zaksięgowany, musi spełniać łącznie pięć warunków:

Poniesiony przez podatnika (obciąża majątek firmy).
Ma charakter definitywny (bezzwrotny).
Pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jego celem jest osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie przychodu.
Jest prawidłowo udokumentowany.

Dokumentacja to podstawa

Prawidłowe dokumentowanie to fundament bezpieczeństwa. Podstawowe dokumenty to faktury, rachunki i umowy. Kluczowe jest, aby opis na fakturze był jak najbardziej precyzyjny, np. „Stworzenie modułu logowania do aplikacji XYZ zgodnie z umową nr 123/2025”.

Co Można Wliczyć w Koszty na B2B? Praktyczna Lista dla B2B w 2025 roku

Poniższa lista przedstawia najpopularniejsze kategorie kosztów, z którymi spotykają się przedsiębiorcy B2B.

Biuro i Miejsce Pracy

Biuro komercyjne: Czynsz najmu, media, usługi utrzymania czystości, remonty.
Home office (działalność w mieszkaniu): Możesz zaliczyć w koszty proporcjonalną część wydatków (np. czynsz, prąd), bazując na powierzchni zajmowanej przez biuro (np. 25% kosztów, jeśli biuro zajmuje 25% mieszkania). Adres działalności musi być zgłoszony w CEIDG.
Wyposażenie biura (meble, sprzęt IT, oprogramowanie):
- Poniżej 10 000 zł: Jednorazowo bezpośrednio w koszty.
- Powyżej 10 000 zł: Rozliczane stopniowo poprzez odpisy amortyzacyjne (środek trwały).

Samochód w Firmie – Przewodnik po Limitach i Zasadach

Rozliczenie samochodu to jeden z najbardziej złożonych obszarów.

Samochód firmowy (środek trwały lub w leasingu)

Koszty eksploatacyjne (paliwo, serwis, opony itp.):
- Użytek mieszany (służbowo i prywatnie): 75% wydatków netto plus 50% nieodliczonego VAT-u. Odliczeniu podlega 50% VAT z faktury.
- Użytek wyłącznie firmowy: 100% wydatków i 100% VAT. Wymaga zgłoszenia VAT-26, kilometrówki i regulaminu.
Leasing i zakup (amortyzacja) – limity wartości:
- 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych.
- 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych.
- Ważne: Limit odnosi się do kwoty netto + 50% nieodliczonego VAT (dla użytku mieszanego).
Ubezpieczenie:
- OC i NNW: 100% kosztów (nie podlegają limitom wartości auta).
- AC i GAP: Podlegają limitowi proporcjonalnemu do wartości auta.

Prywatny samochód w działalności

Możesz zaliczyć w koszty 20% wartości poniesionych wydatków eksploatacyjnych (paliwo, ubezpieczenie OC/AC, serwis). Nie wymaga kilometrówki.

Zapowiedź zmian od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. planowane jest uzależnienie limitów amortyzacji i leasingu od poziomu emisji CO₂. Dla samochodów spalinowych emitujących 50 g/km lub więcej, limit ma spaść do 100 000 zł.

Rozwój, Wiedza i Narzędzia

Oprogramowanie i licencje: W pełni kosztem są zakupy i subskrypcje oprogramowania niezbędnego do pracy.
Szkolenia i edukacja: Kursy, szkolenia, studia podyplomowe i konferencje mogą być kosztem, pod warunkiem, że mają ścisły związek z profilem działalności i podnoszą kwalifikacje zawodowe (nie mogą mieć charakteru osobistego, np. ogólne studia MBA).

Marketing, Reklama i Relacje z Klientami

Reklama: Kampanie Google Ads, reklamy w social mediach, SEO, strona internetowa – w całości stanowią koszt.
Reprezentacja: To działania o charakterze „wystawnym” lub „okazałym” na rzecz konkretnych kontrahentów (np. drogie prezenty bez logo, lunche biznesowe w restauracji). Koszty reprezentacji są bezwzględnie wyłączone z kosztów uzyskania przychodu (Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Drobne gadżety z logo firmy są reklamą.

Inne Istotne Koszty

Wydatki poniesione przed założeniem firmy: Możesz je zaliczyć w koszty, jeśli potrafisz udowodnić ich jednoznaczny związek z planowaną działalnością.

Usługi profesjonalne: Księgowość, porady prawne, doradztwo podatkowe.

Ubezpieczenia: Polisa OC działalności gospodarczej.

Tabela 1: Przykład rozliczenia leasingu samochodu spalinowego o wartości 200 000 zł netto (użytek mieszany w 2025 r.)

Kategoria	Wartość / Obliczenie	Opis
Dane wejściowe
Wartość netto samochodu	200 000zł	Cena zakupu pojazdu bez podatku VAT.
Podatek VAT (23%)	46 000zł
Wartość brutto samochodu	246 000zł
Rata leasingowa netto	4 000zł
– w tym część kapitałowa	3 500zł	Część raty spłacająca wartość pojazdu.
– w tym część odsetkowa	500zł	Koszt finansowania.
Krok 1: Ustalenie wartości do limitu	200000zł+(50%×46000zł)=223000zł	Do wartości netto dodajemy 50% VAT, którego nie można odliczyć przy użytku mieszanym. To jest wartość porównywana z limitem.
Krok 2: Obliczenie wskaźnika proporcji	150000zł/223000zł≈67,26%	Dzielimy ustawowy limit przez ustaloną wartość pojazdu. Ten wskaźnik będzie stosowany do części kapitałowej.
Krok 3: Obliczenie kosztu uzyskania przychodu (KUP) z raty
Część kapitałowa w KUP	3500zł×67,26%=2354,10zł	Tylko proporcjonalna część kapitału jest kosztem.
Część odsetkowa w KUP	500zł	Część odsetkowa jest kosztem w 100%, niezależnie od wartości auta.
Nieodliczony VAT w KUP	(4000zł+920zł VAT)×50%=2460zł	50% podatku VAT od całej raty (netto + VAT) stanowi koszt uzyskania przychodu.
Wynik: Łączny KUP z jednej raty	2354,10zł+500zł+2460zł=5 314,10 zł	To jest finalna kwota, którą przedsiębiorca może zaksięgować w KPiR z tytułu jednej miesięcznej raty leasingowej.

Czerwone Flagi B2B – Tego Absolutnie Nie Wrzucaj w Koszty! (Katalog z art. 23 Ustawy o PIT)

Art. 23 Ustawy o PIT zawiera listę wydatków, które nigdy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Utracone zaliczki i przedawnione wierzytelności.

Koszty reprezentacji: Wszelkie wydatki na „wystawność i okazałość”.

Grzywny, kary i odsetki budżetowe: Mandaty, kary umowne, odsetki od zaległości podatkowych lub ZUS.

Spłata kapitału kredytów i pożyczek: Kosztem są wyłącznie odsetki od kredytu firmowego.

Podatek dochodowy, VAT: Zapłacone podatki (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi VAT) nie są kosztem.

Wydatki na nabycie lub ulepszenie środków trwałych: Kosztem są odpisy amortyzacyjne, nie jednorazowy wydatek.

Wartość pracy własnej podatnika: Przedsiębiorca na JDG nie może „wystawić sobie faktury” za swoją pracę.

Ryczałt a Koszty – Dlaczego Przedsiębiorca na Ryczałcie Musi Myśleć Inaczej?

Przedsiębiorcy na ryczałcie działają na innych zasadach. Podatek płaci się od przychodu, a nie od dochodu. Co do zasady, koszty nie mają znaczenia dla ryczałtowca, co jest znaczącym ułatwieniem dla osób na B2B.

Co można odliczyć na ryczałcie?

Inne ulgi podatkowe: Ulga na internet, wpłaty na IKZE, ulga termomodernizacyjna, rehabilitacyjna, darowizny.

Składki na ubezpieczenia społeczne: W całości odliczone od przychodu.

Składka zdrowotna: Odliczenie 50% zapłaconych składek od przychodu.

Roczny przychód (pomniejszony o składki społeczne)	Podstawa wymiaru składki (2025 r.)	Miesięczna składka zdrowotna do zapłaty (9%)	Miesięczna kwota do odliczenia od przychodu (50%)
Do 60 000 zł	5 129,51 zł (60% przeciętnego wynagrodzenia)	461,66zł	230,83zł
Powyżej 60 000 zł do 300 000 zł	8 549,18 zł (100% przeciętnego wynagrodzenia)	769,43zł	384,72zł
Powyżej 300 000 zł	15 388,52 zł (180% przeciętnego wynagrodzenia)	1 384,97zł	692,49zł

Zmiany w 2025 roku, o których Musisz Wiedzieć

Rok 2025 przynosi kilka istotnych zmian:

Nowość: Przychody ze sprzedaży środków trwałych zostaną wyłączone z podstawy wymiaru składki zdrowotnej (dla liniowego i skali).

Kasowy PIT: Od 1 stycznia 2025 r. mali przedsiębiorcy (przychody do 1 mln zł) mogą wybrać kasowy PIT. Przychód powstaje i koszt odlicza się dopiero w momencie zapłaty. To znacząco poprawia płynność.

Składka zdrowotna – nowe zasady:

Podatek liniowy: Odliczenie od dochodu lub zaliczenie w koszty do 12 900 zł rocznie.

Skala podatkowa: Brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej.

Ryczałt: Odliczenie 50% zapłaconej składki od przychodu.

Ponadto, 2026 rok to dalszy krok w cyfryzacji rozliczeń podatkowych.

Od 1 lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że wszyscy przedsiębiorcy będą musieli prowadzić księgi podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od tego czy są na B2B, czy prowadzą spółkę i jakie mają koszty i przychody.

Błąd w Rozliczeniu Kosztów – Konsekwencje i Sposoby na Ich Uniknięcie

Błędne zakwalifikowanie wydatku jako kosztu to zaniżenie podstawy opodatkowania. Konsekwencje mogą być dotkliwe.

Co grozi za błąd?

Konsekwencje finansowe: Zaległy podatek wraz z odsetkami za zwłokę (naliczanymi od pierwotnego terminu płatności).
Konsekwencje karno-skarbowe: Grzywna, a w skrajnych przypadkach (przy dużych uszczupleniach) nawet kara ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Jak się zabezpieczyć?

Konsultacja z ekspertem: W przypadku wątpliwości zawsze zasięgnij porady biura rachunkowego lub doradcy podatkowego.

Zasada „zdrowego rozsądku”: Zawsze zadaj sobie pytanie: „Czy ten wydatek naprawdę służył mojej firmie i czy jestem w stanie racjonalnie uzasadnić go podczas kontroli?”.

Skrupulatna dokumentacja: Precyzyjne opisywanie faktur i ich archiwizacja przez 5 lat.

Podsumowanie

Koszty B2B można sprowadzić do prostej, trzypunktowej mantry: CEL -> DOKUMENT -> KOSZT. Jeśli potrafisz udowodnić biznesowy cel wydatku i masz na to odpowiedni dokument, z dużym prawdopodobieństwem masz do czynienia z kosztem uzyskania przychodu.

Samodzielne śledzenie zmian w przepisach i pilnowanie każdego dokumentu to praca na pełen etat. A przecież przedsiębiorca ma do prowadzenia biznes i rozwijania swojej firmy.

Skontaktuj się z nami, umów się na bezpłatną konsultację i przekonaj się, że z nami prowadzenie firmy jest łatwiejsze.

W latwiejsienieda.pl wierzymy, że księgowość ma wspierać firmę, a nie być jej ciężarem. Zdejmiemy z Ciebie obowiązek pilnowania przepisów i zadbamy, abyś legalnie i bezpiecznie wykorzystał każdą złotówkę, którą możesz zaliczyć w koszty.

Najczęściej Zadawane Pytania

Czy muszę mieć oddzielne konto firmowe, żeby rozliczać koszty?

Technicznie nie, jeśli jesteś na B2B, ale jest to absolutnie konieczne dla utrzymania porządku i bezpieczeństwa. Mieszanie finansów to prosta droga do błędów i problemów podczas kontroli. Dla spółek z o.o. oddzielne konto jest obowiązkowe.

Czy VAT zawsze jest kosztem, jeśli nie mogę go odliczyć?

Nie zawsze. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT lub nie przysługuje Ci prawo do odliczenia (np. przy zakupie paliwa do auta osobowego na użytek mieszany), to wartość VAT w niektórych przypadkach może stanowić koszt uzyskania przychodu. Zawsze należy to jednak dokładnie sprawdzić.

Ile czasu muszę przechowywać dokumenty kosztowe?

Dokumenty księgowe (faktury, rachunki, umowy) musisz przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To kluczowe na wypadek kontroli skarbowej.

Co to jest „czynny żal” i kiedy mogę go złożyć?

„Czynny żal” to instytucja pozwalająca uniknąć kary karno-skarbowej za popełnione błędy podatkowe (np. zaniżenie podatku, niezłożenie deklaracji). Możesz go złożyć dobrowolnie, zanim urząd skarbowy wykryje błąd i rozpocznie kontrolę. Wymaga on złożenia korekty deklaracji i uregulowania zaległego podatku wraz z odsetkami.